Информационное письмо.

Что вы будете делать, если вам необходимо оперативно сообщить коллегам или конкурентам о намечающейся крупной конференции или другом важном для вашего предприятия событии?

Правильно, писать информационные письма и рассылать их по разным инстанциям, начиная с многочисленных отделов своего предприятия, и заканчивая крупными компаниями, работающими в определенном секторе производства или услуг.

Итак, попробуем разобраться, что же такое информационное письмо и каковы основные правила его написания.

Информационное письмо – это один из видов некоммерческих деловых писем, оно призвано сообщить адресату важную информацию, которую вы хотите до него донести.

Размеры информационного письма могут быть самыми разными от одного-двух абзацев, до нескольких страниц. Обычно, если автор информационного письма желает сообщить большое количество информации, он вкратце резюмирует основные сведения, а масштабный текст оформляет в виде приложений, так существует больше шансов, что письмо будет прочитано адресатом, а не затеряется в потоке ненужной корреспонденции.

Нередко в информационных письмах содержатся выдержки из законодательных или нормативных актов.

Как мы уже отмечали, основная цель письма - проинформировать, известить, просветить или прорекламировать. Оно также может содержать в себе сообщение, напоминание, предложение, просьбу или другие данные. Нередко информационные письма напоминают адресату о том, что заканчивается срок действия какого-либо договора и его нужно пролонгировать.

Оформляется информационное письмо по принципу деловых писем: дата, исходящий номер, должность, фамилия и инициалы адресата, название документа (информационное письмо), текст письма.

Обычно информационное письмо заверяется подписью руководителя, либо его заместителя. Если осуществляется массовая рассылка информационных писем, допустимо использовать факсимильную подпись.

Чаще всего массовые информационные письма рассылаются внутри одного ведомства, в таком случае на документе допускается подпись личного секретаря руководителя.