Письмо просьба.
В своей деятельности сотрудникам фирм, предприятий, организаций и учреждений не раз приходилось сталкиваться с написанием таких документов, как письма-просьбы.
Как правило, они носят некоммерческий характер, причиной их написания становится необходимость в получении информации, товаров, или документов.
При составлении письма-просьбы нужно коротко, но вполне доходчиво, объяснить адресату причину написания письма и необходимость выполнения просьбы. Это будет являться залогом быстрого положительного ответа на отправленный документ.
Создание письма-просьбы практически идентично написанию
письма-запроса.
Оформляется оно, как правило, на фирменном бланке организации, с указанием всех необходимых данных:
дата;
исходящий номер документа;
должность, фамилия, имя, отчество человека, создавшего данное письмо-просьбу;
название документа (письмо-просьба), в названии необходимо одной фразой обозначить суть дела;
основной текст просьбы;
выражение надежды на благоприятное решение вопроса, содержащегося в письме;
подпись ответственного лица, составившего документ (руководитель, заместитель руководителя, начальник отдела и т.д.)
Нередко в одном письме содержится несколько просьб, которые требуют удовлетворения, такая форма составления документа вполне допустима. Подобное написание письма-просьбы сэкономит время отправителя и адресата и избавит их от лишнего, никому не нужного, документооборота.
Существует ряд шаблонных фраз, которые очень удобно использовать при написании писем-просьб, к ним относятся:
«Просим Вас рассмотреть//предоставить//провести//сообщить//проинформировать»
«Обращаемся к Вам с просьбой…», «Просим Вашего содействия в…»
«Просим Вашего согласия на…»
«Также просим Вас….»
и другие типичные обороты.
Тон письма-просьбы должен быть деловым, не нужно бросаться в крайности, никакой агрессии или слабости, отправитель и адресат должны общаться в переписке на равных, лишь такое равноправие и взаимное уважение приведет к плодотворному сотрудничеству и будет выгодно обеим сторонам.